Existe un salón para reuniones en la Biblioteca Principal de Tanasbourne y otro salón de reuniones en la Sucursal Bibliotecaria del Parque Shute. Estos salones de reuniones tienen como primera intención ser usados para los programas patrocinados y copatrocinados por la biblioteca. Como un servicio comunitario, estos salones también los pueden usar las organizaciones no lucrativas comunitarias, cuando no sean necesarios para las actividades de la Biblioteca.

El uso de los salones de reuniones no constituye por parte de la Ciudad de Hillsboro ni de la Biblioteca un endoso de los puntos de vista expresados por los participantes en el programa o reunión. Toda publicidad deberá llevar el nombre de las organizaciones patrocinadoras del programa o de la reunión. La Biblioteca no se deberá identificar ni ser implicada como patrocinadora.

• Solamente las organizaciones no lucrativas podrán reservar los salones de reuniones públicas.
• No se cobra por el uso de los salones para las reuniones.
• El público no podrá usar estos salones para eventos sociales privados como fiestas de cumpleaños o bodas o baby showers.
• Las juntas en estos establecimientos se consideran abiertas al público a las que todos pueden asistir.
• Los salones de reuniones están disponibles para quienes los soliciten primero y solamente durante las horas regulares en que está abierta la Biblioteca.
• Una organización puede tener hasta un máximo de dos reservaciones en un momento dado.
• Las reservaciones podrán hacerse hasta con tres meses de anticipación y deberán hacerse por lo menos con 24 horas antes de ser usados.
• Los grupos que obtengan las reservaciones deberán notificar a la Biblioteca por lo menos con dos días de anticipación en caso de alguna cancelación.
• La solicitud para usar los salones de reuniones se hará solo en línea llenando la forma de solicitud de la Biblioteca. El representante de la organización recibirá la confirmación cuando sea aprobada. Los salones de reuniones no podrán considerarse como “programados” hasta no recibir la confirmación.
• Los grupos tienen la responsabilidad propia de hacer los arreglos de las mesas, de las sillas, y del equipo y también de limpiar, y deberían darse el tiempo necesario para todas estas actividades en sus reservaciones.
• Los grupos que usen los salones de reuniones deberán obedecer las Reglas de Comportamiento establecidas para la Biblioteca Pública de Hillsboro con la excepción de que podrán servirse refrescos ligeros.
• La Biblioteca retiene el derecho de usar los salones de reuniones para sus propios fines en todo momento y dará aviso razonable en caso de que alguna vez sea necesario cancelar o cambiar la reservación.
• El uso reservado de los salones de reuniones no permite el que se usen como plataforma para generar ingresos para ningún grupo ni persona. No se permite ningún intercambio de dineros en conexión con, antes de, durante, ni como resultado de los eventos que se lleven a cabo en la Biblioteca o en sus premisas. Se hacen notar abajo cuatro excepciones:
• Se permiten los programas patrocinados por la Biblioteca para recaudar fondos que promuevan el apoyo de la Biblioteca.
• Los maestros de piano pueden reservar los salones de reuniones para recitales de los alumnos (solamente en la Biblioteca de Tanasbourne).
• Los Amigos de la Biblioteca Pública de Hillsboro, la Fundación de la Biblioteca de Hillsboro, los Departamentos de la Ciudad de Hillsboro, la agencia de Ayuda Para Impuestos AARP, la Comisión del Condado de Washington Para Niños y Familias (WCCF, siglas en inglés), y el Colegio Comunitario de Pórtland (PCC) tienen permiso de cobrar cuotas y / o tener más de dos reservaciones a un mismo tiempo.
• Se permite el uso de los salones de reuniones a los tutores y a sus estudiantes bajo ciertas circunstancias. Los salones de reuniones no podrán ser reservados para tutorías privadas ni sesiones de estudio. Sin embargo, si algún salón de reunión no se encuentra en uso cuando el tutor o los estudiantes lleguen a la Biblioteca, el tutor o los estudiantes podrán usar el salón de reunión sabiendo que:
• deberán obedecer las regulaciones establecidas para el uso de los salones de reuniones, incluyendo la limpieza y terminar de usar el salón antes de que lleguen los grupos que estén programados, y
• y se les permitirá usar a la vez el salón de reunión a otros grupos o estudiantes y tutores que lleguen al mismo tiempo, y
• se le podrá pedir al tutor o a los estudiantes que abandonen el salón de reunión si los empleados o los voluntarios pudieran necesitar el salón
• Todos los grupos deberán entrar y salir por la puerta principal excepto en casos de emergencia.
• La asistencia estará limitada a la capacidad del salón publicada por el Mariscal de Bomberos.
• No se permite fumar ni consumir bebidas alcohólicas.
• No se permiten los refrescos o ponches de color oscuro.
• No se permiten las velas ni demás materiales que puedan causar incendios.
• No se permite ninguna actividad que involucre y / o cause un uso y desgasto anormal en cualquier parte del establecimiento.
• No se permite pintar, ni manchar, ni usar materiales adhesivos o parecidos.
• Los niños deberán ser supervisados por los adultos.
• Se puede usar el teléfono de la Biblioteca en casos que no sean de emergencia.
• No hay espacio disponible para guardar materiales de reunión de grupos ni de personas.
• El piano (solamente en Tanasbourne) deberá permanecer cubierto con el protector cuando no se use y no deberá moverse. Los usuarios que no hayan hecho arreglos para el uso del piano no deberán quitar la cubierta ni tocar el piano.
• No se permiten instrumentos musicales ni demás actividades que causen ruidos, incluyendo el cantar o silbar en los salones de reuniones a no ser que sea parte del programa patrocinado por la Biblioteca.
• Las reglas contra incendios prohíben acomodar las sillas o las mesas junto a la pared norte del corredor en la sucursal del Parque Shute o cerca de la salida oeste del salón de reuniones en la Biblioteca de Tanasbourne. Estas son rutas de escape en casos de incendio.
• No se permite ningún tipo de comportamiento que parezca interrumpir, perturbar, o ser contrario a la reglamentación de la Biblioteca.
• Se espera que todos los grupos acomoden las sillas y las mesas en su lugar y dejen todo limpio. (Deberán quedar acomodadas dos mesas y cuatro sillas.)
• El representante se encargará de tirar cualquier basura en exceso de lo que los recipientes de basura en el cuarto de juntas pueden ocupar.
• El representante se encargará de restablecer los salones de reuniones y el equipo en su debido orden. Si ocurriera algún daño, al representante se le harán los cargos totales de la reparación y / o los costos de limpieza.
• El representante permanecerá en las premisas y se encargará de la supervisión durante el tiempo que se haya reservado el salón de reuniones.
• El representante del grupo deberá tener al menos 21 años de edad.
• Los grupos de jóvenes deberán tener una proporción de 1 adulto (21 años de edad o mayor) para un máximo de 10 jóvenes en las premisas todo el tiempo.
• El representante del grupo tendrá la responsabilidad de ver que el grupo se adhiera al Estatuto Revisado de Oregon 659A.403, que dice:
  (1) Todas las personas dentro de la jurisdicción de este estado tendrán derecho a todos los acomodos por igual, a las ventajas, facilidades y privilegios de cualquier lugar de acomodo público, sin hacer ninguna distinción, discriminación o restricción debido a la raza, religión, sexo, estado marital, color u origen nacional; (2) Es una práctica contra la ley que se le niegue a cualquier persona el acomodo completo y por igual, las ventajas, facilidades y privilegios de cualquier lugar de acomodo público en violación de esta sección.
• En consideración al uso del salón de reuniones, cada organización o persona está de acuerdo en pagar todos los daños causados a la propiedad de la Ciudad de Hillsboro que resulten directa o indirectamente de la conducta de algún miembro, oficial, empleado, o agente de la organización o de sus invitados.
• El solicitante no podrá hacer responsable a la Ciudad de Hillsboro, ni a sus empleados, voluntarios, y agentes por cualquier reclamo, pérdida, u obligación que resulte o se relacione con el uso de las premisas por parte del solicitante, o de cualquier condición de las premisas usadas, incluyendo tales reclamos como la pérdida u obligación que la Ciudad, o sus empleados o agentes pudieran haber causado o contribuido a que sucedieran en todo o en parte. El solicitante deberá indemnizar a la Ciudad, (1) cualquier daño causado a la propiedad de la ciudad que ocurra durante su uso, ya sea que el solicitante sea o no responsable de ello, y (2) los gastos y costos, incluyendo las cuotas de abogados que incurra la Ciudad, sus empleados o agentes, en la defensa contra los reclamos y demandas por las pérdidas u obligaciones que resulten o se relacionen con el uso de las premisas por parte del solicitante.
• El solicitante, y la organización que el solicitante represente, por la presente libera en su totalidad e incondicionalmente sus derechos individuales y colectivos para recuperar de la Ciudad y de sus oficiales, empleados, agentes y voluntarios, cualquier pérdida, daño, restitución o compensación que sea resultado de este acuerdo o debido al uso de cualquier propiedad de la Ciudad asociada con este acuerdo. La Ciudad y sus oficiales, empleados, agentes y voluntarios de ninguna manera serán responsabilizados por cualquier pérdida o daño sufrido o incurrido por el solicitante, la organización que el solicitante represente, o sus agentes, empleados, clientes, invitados o quienes tengan permiso por cualquier motivo. Dicha liberación de responsabilidad incluye, sin limitación, la liberación de responsabilidad en casos de muerte, lesión personal, robo, daño a los vehículos motorizados, pérdida de propiedad tomada de los vehículos motorizados, interrupción del negocio, pérdida de ganancias, daños consecuenciales, y derechos de subrogación.

Al hacer la solicitud en línea, el representante está de acuerdo en que ha leído y entiende las reglas para el uso del salón de reuniones y tendrá la responsabilidad de que el grupo observe estas reglas. Para poder reservar el salón de reuniones de la Biblioteca, los usuarios prospectivos deberán hacer la solicitud en línea por Internet.  Deberá dar su consentimiento a la reglamentación oprimiendo el cuadro que dice "estoy de acuerdo."

He leído, entiendo, y estoy de acuerdo en obedecer las reglas de la Reglamentación Para los Salones de Reuniones de la Biblioteca Pública de Hillsboro. Toda la información provista es verdadera y correcta. Yo daré por lo menos 48 horas de aviso en caso de cancelación. Si no me adhiero a las reglamentaciones de la Biblioteca podría tener como resultado la pérdida del privilegio para usar el salón de reuniones.

La interpretación de estas reglamentaciones se hará de acuerdo con la discreción de la Directora de la Biblioteca. Esta reglamentación está sujeta a enmiendas por parte de la Mesa Directiva de la Biblioteca de Hillsboro en cualquier momento.